Privacy Statement

Binnen onze zwemvereniging worden persoonsgegevens van onze leden geregistreerd en verwerkt. Dit is noodzakelijk om tot een juiste en volledige ledenadministratie te komen en onze activiteiten uit te kunnen voeren. Hieronder is in onze privacy verklaring weergegeven hoe wij omgaan met uw gegevens.


Persoonsgegevens die wij verwerken en bewaren
Zwemvereniging "Helmondse Watervrienden" verwerkt persoonsgegevens van onze leden en oud-leden. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
  • Voor- en achternaam alsmede voorletters
  • Geslacht
  • Geboortedatum & geboorteplaats
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres(sen)
  • Pasfoto (indien door het lid zelf toegevoegd)
  • IBAN rekeningnummer en tenaamstelling van de rekening en/of registratienummer van Stichting Leergeld.
  • Betalingsstatus van facturen en webshop aankopen
  • Zwemniveau en groepsindelingen alsmede gezwommen tijden tijdens wedstrijden en behaalde diploma's
  • Aanwezigheidsregistratie van lessen en trainingen
  • Mutaties van de lidgegevens

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Zwemvereniging "Helmondse Watervrienden" verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:
  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar: Wij verzamelen van onze minderjarige leden dezelfde persoonsgegevens als van volwassen leden. Immers, de gegevens die wij verzamelen zijn noodzakelijk voor registratie in onze ledenadministratie. Aanmelden als lid dient in alle gevallen onder de verantwoording van de wettelijk vertegenwoordiger te geschieden. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker (van onze website) ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@helmondsewatervrienden.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen.
  • Pasfoto's van (minderjarige) leden: Wij koppelen (enkel indien door het lid/ouder zelf toegevoegd) pasfoto's van onze leden aan de lidkaart. Het doel hiervan is om snel en eenvoudig leden te kunnen identificeren tijdens de zwemlessen en examens. De pasfoto's zijn in klein formaat zichtbaar in onze beoordelingsapplicatie.
  • Medische aandachtspunten: Veiligheid is bij iedere vorm van sport en zeker bij zwemmen erg belangrijk. Soms zijn er medische aandoeningen/problemen die een extra risico vormen of gedragskenmerken die om extra aandacht/begeleiding vragen. Hiertoe vragen wij aan ouders/leden of er medische kenmerken zijn waar wij rekening mee moeten houden. Het invullen hiervan verplichten wij niet.

Waarom we persoonsgegevens verwerken
Zwemvereniging "Helmondse Watervrienden" verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
  • Het inschrijven in de ledenadministratie
  • Het afhandelen van contributiebetaling
  • Om leden te informeren over verenigingsaangelegenheden
  • Om diensten te kunnen leveren (zwemlessen en trainingen worden gezien als dienst) en extra activiteiten aan te kunnen bieden
  • Om te voldoen aan de eisen van de sportbonden waarbij wij zijn aangesloten (NCS en KNBRD)

Hoe lang we gegevens bewaren
Zwemvereniging "Helmondse Watervrienden" zal uw persoonsgegevens actief bewaren en beheren zolang het lidmaatschap geschied. Na afmelding worden de gegevens gearchiveerd en op verzoek volledig verwijderd. Voor gegevens aangaande facturatie geldt een wettelijk bepaalde bewaartermijn van 7 jaar. Gegevens van oud-leden archiveren wij in ons oud-leden archief (NAW gegevens en contactgegevens).

Delen met anderen
Zwemvereniging "Helmondse Watervrienden" verkoopt/geeft uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Instanties waar wij de lidgegevens mee delen zijn:
  • Nederlandse Culturele Sportbond; als overkoepelende sportbond waarbij wij zijn aangesloten.
  • Koninklijke Nederlandse Bond tot het Redden van Drenkelingen; als overkoepelende sportbond/organisatie waarbij onze reddingsbrigade is aangesloten.
  • Gemeente Helmond; Ter vekrijgen van de jeugdsportsubsidie.
  • Club-Assistent BV; Onze website alsmede onze ledenadministatratie-software worden verzorgd door Club-Assistent BV. Gegevens worden op de servers van Club-assistent opgeslagen. Ook onze vorderingenregistratie verloopt via de diensten van Club-Assistent BV.
  • Sportlink Services BV; De door de KNBRD (verplicht te gebruiken) beschikbaar gestelde administratiesoftware voor leden van de reddingsbrigade. 
  • Visma software BV; Onze boekhoudingssoftware alwaar ook contributiebetalingen administratief worden afgehandeld en facturen worden opgeslagen.
  • Stichting Leergeld; enkel indien het lid/wettelijk vertegenwoordig aangeeft dat contributiebetaling via Stichting Leergeld zal verlopen zullen wij de daartoe benodigde persoonsgegevens met hen delen.

In kaart brengen websitebezoek
Zwemvereniging "Helmondse Watervrienden" gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Meer over Cookies vind u in onze Cookie-Disclaimer.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Het inzien en eventueel aanpassen van uw persoonsgegevens kunt u grotendeels zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw MijnHWV account. Via het MijnHWV-account is het ook mogelijk uw privacy instellingen in te zien en aan te passen. Lukt het niet via deze instellingen of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek via het daartoe ontwikkelde formulier. Zwemvereniging "Helmondse Watervrienden" zal zo snel mogelijk op uw verzoek reageren. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren om te voorkomen dat wij persoonsgegevens per abuis overdragen aan iemand anders dan uzelf.

U kunt ons ook bereiken via:
Internet: https://www.helmondsewatervrienden.nl
Email: info@helmondsewatervrienden.nl
Telefoonnummer: 0492 52 54 86 (alleen tijdens zwemtijden)
Bezoekadres: Keizerin Marialaan 1 5702 NR Helmond (alleen tijdens zwemtijden)

Beveiliging
Zwemvereniging "Helmondse Watervrienden" neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Hiertoe maakt onze website/ledenadministratie leverancier onder andere gebruik van HTTPS en SSL. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons in het zwembad of via info@helmondsewatervrienden.nl.

Wellicht ook interessant
Statuten Helmondse Watervrienden
Huishoudelijk reglement Helmondse Watervrienden
 
Licentiehouder ABC:
Om deze website zo goed mogelijk te laten functioneren, maken wij gebruik van cookies. Door deze website verder te bezoeken, gaat u akkoord met het plaatsen van cookies. Lees verder
Terug naar boven